Goede gewoonten zijn belangrijk. Het Content Marketing Institute verzamelde dertig van die gewoonten, die je losjes in de volgende categorieën kan verdelen:

1. Verzamel en documenteer (nieuwe) contentideeën

2. Anticipeer meteen op het hergebruik van content

3. Ontwerp templates voor het maken van content

4. Zorg voor een duidelijk feedbackproces

5. Betrek het hele team

Je kan die categorieën ook wel als verschillende stadia zien in een productieve workflow. Hoe die eruit zien en hoe je daarmee aan de slag kan, lichten we verderop toe.

Nieuwe ideeën zitten overal

Contentmakers zijn als de dood voor een writer’s block. Maar het overkomt iedereen wel eens. Toch? Nou. Nieuwe ideeën kunnen overal zitten. Maar dan écht overal. Denk maar aan:

• Blogs die je frequent leest

• Feedback van klanten

• Collega’s: welke vragen krijgen je supportcollega’s vaak? Waar zoeken zij informatie?

• Nieuwsbrieven van vakgenoten of concurrenten

• Sociale media: hashtags op Twitter, relevante groepen op LinkedIn of reacties op Facebook

• Conferenties, panels of webinars

Dat zijn al aardig wat bronnen die je kan raadplegen. Maar ook uit het dagelijkse nieuws kan je inspiratie putten. Nog een leuke invalshoek, is een artikel of advies waarvan jij denkt: “Dom! Dat kan ik beter!”

Documenteer alle contentideeën

Eigenlijk kan haast alles wat je leest, bekijkt of beluistert een leuk idee opleveren. Voor je ‘t weet, gaat er automatisch een alarmpje af wanneer je een interessante insteek tegenkomt.

Die ideeën wil je natuurlijk niet kwijt. Documenteer ze daarom in een Word- of Excel-bestandje. Noteer niet alleen het idee, maar ook waar je het hebt opgedaan en voeg kort toe waarom je dat item opslaat. Zo geraak je de context later niet kwijt.

Krijg je een opdracht binnen waarvoor je nog geen ideeën of referentiemateriaal hebt? Maak dan uitdrukkelijk tijd vrij in je agenda om inspiratie op te doen.

Anticipeer op het hergebruik van content

Je hebt pas een nieuwe blog geschreven die 3.000 woorden lang is. Waarna je je plots bedenkt: laten we diezelfde content ook aanbieden als e-book!

Prima idee, maar veel werk. Tenzij je tijdens het maken van nieuwe content al anticipeert op het hergebruik ervan. Ga je pas achteraf stilstaan bij het hergebruiken, dan moet je je weer inlezen en flink herschrijven.

Een blog van 3.000 woorden? Die kan je opsplitsen in een leuke blogreeks en nadien bundelen in één download. Wil je van video naar handleiding? Werk tijdens het maken van je filmpje direct ook aan de uitgeschreven versie. Dan hoef je later geen talloze keren terug te luisteren om je tekst te schrijven.

Benieuwd hoe je content kan hergebruiken? We geven je een handvol ideeën mee.

• Van een blogreeks naar e-book. Een voorbeeld dat we hierboven al kort aanraakten en dat vaak gebruikt wordt. Bied je veel content aan binnen één vakgebied, dan kan je overwegen om verschillende blogs te bundelen tot een brede gids als e-book.

• Van video naar handleiding. De informatie in een filmpje kan je herwerken tot een sterke en concrete handleiding, waarmee je duidelijk vertelt hoe iets werkt.

• Interviews, whitepapers en caseverhalen kunnen veel nuttige tips bevatten. Tips die je op hun beurt kan verzamelen in listicles. Denk aan bijvoorbeeld ‘9 belangrijke inzichten’ of ‘4 essentiële elementen’ van een bepaald onderwerp.

Contenttemplates voor een duidelijke werking

Wat moet er in een blog staan? Hoe pak je persberichten aan? Brochures? Een e-book? Elke type content vraagt een andere aanpak. En die aanpak leg je best vast.

Het helpt om templates te maken voor al die contenttypes. Reserveer een plaats voor de titel, meta tags, tekst, links en een bericht voor sociale media. Eens je weet hoe je bepaalde content moet aanpakken, hoeveel tijd die vraagt en welke stappen je moet doorlopen om die content te creëren, ga je een stuk efficiënter werken.

Werk je in teams, dan heb je het extra voordeel dat iedereen in dat team op de hoogte is van wat moet gebeuren. Ook handig: templates kunnen ook dienst doen als een soort checklist. Waardoor je minder tijd verliest aan nadenken over wat je nog moet doen en meer tijd hebt om goede content te creëren.

Een duidelijk feedbackproces

Als je lang werkt aan een artikel, ga je wel eens over kleine fouten heen lezen. Of je vindt een verklaring zelf heel duidelijk, terwijl die misschien toch wat meer toelichting nodig heeft. Dus je laat je tekst liever nalezen, zodat die piekfijn online kan.

Wie benader je voor die feedback? Waarop wordt content nagekeken? Hoe je verwerk je die feedback? Ook hier doe je er goed aan dergelijke zaken te documenteren. Daarmee voorkom je dat bepaalde content ergens blijft hangen. Je wil geen deadlines missen.

Feedback kan je trouwens in elk stadium van de workflow vangen. Zo weet je meteen of alles op schema loopt. Meer nog: je kan het werkproces voortdurend aanscherpen. Wat op zijn beurt voor een beter gevoel zorgt bij je teamleden. Goede afspraken maken goede vrienden. En goede content.

Maak afspraken over bestandsnamen

Versie4, final draft, update_2. Je hebt dergelijke toevoegingen waarschijnlijk al zien opduiken in bestandsnamen, of zelf gebruikt. Eens het tijd voor een revisie van content, merk je dat het nogal verwarrend is om het juiste bestand te vinden.

Gevolg is dat je een nieuw contactmoment moet organiseren. Meer tijd verloren, dus. In het slechtste geval werk je gewoon aan het verkeerde stuk content. Dat moet beter kunnen.

Ook hier is het motto: maak duidelijke afspraken. Leg vast waar je bestanden opslaat en hoe je die bestanden gaat noemen. Je kan de naam van een klant vooraan in de bestandsnaam plaatsen, bijvoorbeeld. Of termen toevoegen zoals ‘in progress’ en ‘final’. Door een duidelijke structuur, kunnen alle teamleden bestanden makkelijker sorteren en terugvinden.

Betrek het hele team

Van idee naar geniale content? Check. Afbeeldingen, berichten voor sociale media en nieuwsbrief klaar? Dubbelcheck! Direct publiceren? Even ademen. Je wil content publiceren op een strategisch gekozen moment. Niet gewoon wanneer die klaar is.

Een contentmachine die feilloos draait, rekent trouwens op de volledige organisatie. Teamwork makes the dream work. Laat je promoteam, sales team, social media genieën en andere collega’s weten wanneer je nieuwe communicatie lanceert en waarover die gaat.

Help je sales team bijvoorbeeld beter te begrijpen hoe een bepaalde blog hen kan ondersteunen. Of deel een handleiding met je supportmedewerkers, zodat ze hun kennis kunnen bijspijkeren. Laat de content dus ook intern leven.