Om de communicatie ook efficiënt aan te pakken, kan je verschillende professionele e-mailadressen maken. Op die manier onderscheid je verschillende afdelingen van elkaar en krijg je niet te maken met een overvolle mailbox. Hieronder noemen we 7 soorten e-mailadressen die elke ondernemer kan gebruiken.

1. Info

‘Info@jouwbedrijf.be’ is een e-mailadres dat zowat in elk bedrijf gebruikt wordt. Het dient voornamelijk voor algemene zaken. Is het niet helemaal duidelijk waar een e-mail naartoe moet? Dan kiezen mensen meestal voor een info@. Alternatieven zoals hello@ of welkom@ kan je hier ook voor gebruiken, maar info@ is de meest herkenbare vorm.

2. Je naam

Een e-mailadres dat meteen ook je visitekaartje is, is ‘jouwnaam@jouwbedrijf.be’. Dat gebruik je vanzelfsprekend voor alle persoonlijke communicatie. Krijg je nieuwe collega’s? Dan maak je makkelijk extra e-mailadressen aan met hun naam.

3. Support

Vragen, opmerkingen, problemen en zelfs feedback, het zijn allemaal zaken die terechtkomen op ‘support@jouwbedrijf.be’. Een onmisbaar e-mailadres als je goede klantondersteuning biedt. Service@ of klantendienst@ zijn mooie alternatieven.

4. Administratie/facturatie

Facturen zijn een cruciaal onderdeel van je onderneming. Een apart e-mailadres voor alle administratieve zaken is een goed idee om het overzicht te bewaren. Je loopt liever geen e-mails mis die te maken hebben met de financiële kant van je zaak. Je kan kiezen voor ‘administratie@jouwbedrijf.be’, maar facturatie@ werkt prima.

5. Sales

Net zo cruciaal zijn de sales van je bedrijf. Zeker wanneer je producten of diensten verkoopt via je webshop, is ‘sales@jouwbedrijf.be’ een onmisbaar e-mailadres. Maar je kan het ook gebruiken als e-mailadres dat je salesteam gebruikt om samen zaken op te volgen.

6. Marketing

Zet je volop in op online marketing? Gebruik dan ook ‘marketing@jouwbedrijf.be’ als e-mailadres. Je kan het e-mailadres gebruiken voor alle marketingactiviteiten, van sociale media over advertenties tot perscontacten.

7. No-reply

Het gebeurt regelmatig dat je e-mails automatisch uitstuurt, zonder daar een antwoord op te willen. Bijvoorbeeld wanneer je bevestigt via e-mail dat iemand zich op je nieuwsbrief heeft ingeschreven. Voor zulke gevallen kan je ‘noreply@jouwbedrijf.be’ aanmaken. Onthoud wel in die automatische e-mails te vermelden dat berichten naar dat adres niet beantwoord worden.

Volgens DuckDuckGo worden e-mailadressen al te vaak geüpload naar Facebook of Google om gerichte advertenties te kunnen tonen. Dat kan vervelend zijn, maar houdt ook het risico in dat je e-mailadres gelekt wordt.

Nieuwsbrieven en andere e-mailcampagnes bevatten vaak trackers. Afzenders kunnen via die trackers zaken te weten komen, zoals wanneer je een e-mail opent, op welk toestel je dat doet en welke plaats. Zaken die op hun beurt gebruikt worden om een profiel samen te stellen van ontvangers, om ze vervolgens advertenties te tonen op maat van dat profiel.

Net die trackers worden door Email Protection verwijderd uit berichten en pas dan doorgestuurd naar de gebruiker.

DuckDuckGo laat ook weten geen e-mails op te slaan. Geïnteresseerden kunnen zich inschrijven op een wachtlijst. De zoekmachine activeert dagelijks nieuwe @duck.com-adressen. Adressen die te veel ongewenste berichten krijgen, kunnen gemakkelijk uitgeschakeld worden.

Ze versturen e-mails waarin ze zich voordoen als een betrouwbare partij, zoals een bank, bedrijf of iemand die je kent, om vertrouwen te winnen. Die valse e-mails bevatten meestal een link die je naar de vermeende website van een bedrijf stuurt. Vul je daar persoonlijke gegevens in, dan kunnen cybercriminelen die gebruiken om zich toegang te verschaffen tot bijvoorbeeld een bankaccount.

Twijfel je aan de echtheid van een bericht? Aan de hand van deze signalen kan je afleiden of het gaat over valse e-mails.

1. Controleer de afzender

Cybercriminelen worden steeds beter in het nabootsen van legitieme e-mails. Ze maken daarbij gebruik van een vals e-mailadres als afzender (‘spoofing’), dat je niet kan onderscheiden van het echte afzendadres.

Toch controleer je bij twijfel best de afzender. Ken je de afzender niet of staan er spelfouten in het e-mailadres, gaat het meer dan waarschijnlijk om een nepmail. Let op: ook correcte e-mailadressen zijn geen garantie.

2. Bevat de e-mail taalfouten?

Net zoals kwaadwillenden e-mailadressen perfect kunnen nabootsen, zijn ze ook beter geworden in taalgebruik. Gebrekkige zinnen of een combinatie van Nederlandse en Engelse woorden komen nog weinig voor.

Kom je toch een taal- of spelfout tegen, dan wijst die mogelijk op een verdachte e-mail.

3. Algemene aanspreektitel

Banken en bedrijven gebruiken in e-mails altijd een persoonlijke aanhef. E-mails die beginnen met aanspreektitels zoals ‘Beste klant’ of ‘Geachte heer’ wantrouw je dus best.

4. “Ik heb je getagd in een foto”

Oplichters proberen de nieuwsgierigheid van mensen te prikkelen met berichten zoals “Ik heb je getagd in een nieuwe foto” of proberen mensen te misleiden met boodschappen als “Annuleer je aankoop voor het te laat is”. De bedoeling is om je te laten klikken op de link en gevoelige informatie buit te maken. Laat je niet aan vangen aan zulke berichten.

5. Gecamoufleerde links

Phishingmails verbergen verdachte URL’s doorgaans achter onschuldige boodschappen. Controleer de link vooraleer je hem aanklikt. Dat doe je door met de muis over de link te zweven.

Let op de structuur van het doeladres. Dat bestaat uit een domeinnaam (‘eblog’) en domeinnaamextensie (.be), dat vlak vóór de schuine streep (/) staat.. Zie je iets verschijnen zoals ‘eblog.be.nepdomeinnaam.be/login’, dan gaat het om een nepadres. Ga ook voorzichtig om met URL-verkorters (bijvoorbeeld t.co).

6. Verdachte bijlagen

Bevat de e-mail een bijlage, wees dan op je hoede. Elk bestandstype kan malware bevatten dat zich ongemerkt op je computer installeert zodra je de bijlage opent.

Bestandstypes zoals .zip zijn bijna altijd kwaadaardig, maar ook valse facturen in .pdf- of .doc-formaat kunnen malafide zijn. Je gaat dus best kritisch om met e-mails die bijlagen bevatten.

Wat te doen bij twijfel?

Ga voorzichtig om met e-mails die vragen om persoonlijke informatie te wijzigen of uit te wisselen. Twijfel je aan de echtheid van een bericht? Neem dan contact op met het bedrijf zelf of bezoek de website door het adres zelf in te typen.

Verder is het aangeraden om phishing te melden bij het bedrijf waarvan de naam gebruikt wordt en de e-mail door te sturen naar Safeonweb.

Matt Plummer, oprichter van productiviteitsbureau Zarvana, ging op zoek naar manieren om efficiënter met die tijd om te gaan. Dankzij deze stappen halveer je de tijd die je spendeert aan e-mailen.

1. Kijk één keer per uur naar je e-mail

Uit onderzoek is gebleken dat professionals gemiddeld 15 keer per dag naar hun e-mails kijken. Dat komt neer op één keer om de 37 minuten. Maar verwachten we effectief een antwoord binnen die tijdspanne?

Slechts 11 procent verwacht binnen korte tijd een respons. Toch verliezen we dagelijks 21 minuten van onze tijd aan het checken van onze mailbox. Zet notificaties uit en las om het uur enkele minuten tijd in om je e-mails na te kijken.

2. Een lege inbox

Een volle inbox kost je dagelijks bijna een half uur, ook al heb je alle berichten intussen gelezen. Dat komt omdat we e-mails herlezen zodra we een inbox openen. En dat doen we 15 keer per dag.

Laat gelezen berichten daarom niet in je inbox staan. Archiveer de e-mails die je later moet beantwoorden. Degene die geen actie vereisen, verwijder je direct.

3. Beperk het aantal folders tot twee

Gebruik je tal van folders om e-mails te archiveren? Dan heb je misschien al gemerkt dat het moeilijk kan zijn om een bericht terug te vinden. Volgens Plummer is het zoeken van mails in folders 9 procent trager dan te zoeken via de zoekfunctie.

Toch hebben we folders nodig om de inbox netjes te houden. Beperk het aantal folders tot twee: één voor de e-mails die je nog moet beantwoorden en één voor berichten die je op een later tijdstip wil lezen. Gebruik de zoekfunctie om mails snel terug te vinden.

4. Meld je af voor irrelevante nieuwsbrieven

We krijgen dagelijks een flinke dosis nieuwsbrieven binnen. Een groot deel daarvan lezen we eigenlijk niet. Het openen, scannen en verwijderen van die e-mails kost ons 8 minuten per dag.

Bepaal welke nieuwsbrieven relevant zijn en meld je af voor degene die je niet meer wil ontvangen. E-mailadressen die toch mails blijven versturen, kan je blokkeren.