Matt Plummer, oprichter van productiviteitsbureau Zarvana, ging op zoek naar manieren om efficiënter met die tijd om te gaan. Dankzij deze stappen halveer je de tijd die je spendeert aan e-mailen.

1. Kijk één keer per uur naar je e-mail

Uit onderzoek is gebleken dat professionals gemiddeld 15 keer per dag naar hun e-mails kijken. Dat komt neer op één keer om de 37 minuten. Maar verwachten we effectief een antwoord binnen die tijdspanne?

Slechts 11 procent verwacht binnen korte tijd een respons. Toch verliezen we dagelijks 21 minuten van onze tijd aan het checken van onze mailbox. Zet notificaties uit en las om het uur enkele minuten tijd in om je e-mails na te kijken.

2. Een lege inbox

Een volle inbox kost je dagelijks bijna een half uur, ook al heb je alle berichten intussen gelezen. Dat komt omdat we e-mails herlezen zodra we een inbox openen. En dat doen we 15 keer per dag.

Laat gelezen berichten daarom niet in je inbox staan. Archiveer de e-mails die je later moet beantwoorden. Degene die geen actie vereisen, verwijder je direct.

3. Beperk het aantal folders tot twee

Gebruik je tal van folders om e-mails te archiveren? Dan heb je misschien al gemerkt dat het moeilijk kan zijn om een bericht terug te vinden. Volgens Plummer is het zoeken van mails in folders 9 procent trager dan te zoeken via de zoekfunctie.

Toch hebben we folders nodig om de inbox netjes te houden. Beperk het aantal folders tot twee: één voor de e-mails die je nog moet beantwoorden en één voor berichten die je op een later tijdstip wil lezen. Gebruik de zoekfunctie om mails snel terug te vinden.

4. Meld je af voor irrelevante nieuwsbrieven

We krijgen dagelijks een flinke dosis nieuwsbrieven binnen. Een groot deel daarvan lezen we eigenlijk niet. Het openen, scannen en verwijderen van die e-mails kost ons 8 minuten per dag.

Bepaal welke nieuwsbrieven relevant zijn en meld je af voor degene die je niet meer wil ontvangen. E-mailadressen die toch mails blijven versturen, kan je blokkeren.

Break Timer is een browserextensie voor Google Chrome die je eraan herinnert om van je computerscherm op te kijken. Dat gebeurt aan de hand van pop-ups die verschijnen volgens een bepaald interval.

Stel herinneringen in om te pauzeren met Break Timer

Af en toe afstand nemen van je scherm is noodzakelijk wanneer je productief wil blijven werken. Uit een onderzoek van 2014 bleek dat de meest productieve werknemers gemiddeld 52 minuten aan de slag blijven, gevolgd door een pauze van 17 minuten. Andere onderzoekers pleiten dan weer voor de Pomodorotechniek. Daarbij werk je 25 minuten, om nadien 5 minuten te pauzeren.

Via Break Timer kan je het interval zelf instellen. Ook de kleur van de pop-up en de tekst die verschijnt kan je zelf aanpassen. Download de browserextensie voor Google Chrome hier.

Gemakkelijk tekst aanpassen

Als je tekst wil corrigeren in een URL in safari, een bericht of in een notitie dan kan je de spatiebalk gebruiken om gemakkelijk met je vinger de cursor te bewegen tot het correcte punt in de tekst.

Hou hiervoor de spatieblak ingedrukt. Je ziet nu dat de toetsen op het klavier wit worden. Beweeg met je vingers, net of je een trackpad gebruikt, tot je op de gewenste locatie staat. Dit werkt in alle apps waar je tekst kan invoeren door middel van het klavier.

Herstellen door schudden

Wie al zijn mails filtert op zijn iPhone, zal al eens vaker een bericht per ongeluk gewist hebben. Dat kan je snel herstellen door met je telefoon te schudden.  De herstel functie werkt ook bij het typen van tekst, wissen van foto’s en er is ondersteuning in vele apps.

Een tweede keer met de telefoon schudden maakt het herstel ongedaan.

Liever niet schudden met je telefoon?  Je kan de functie ook uitzetten via ‘Instellingen’, ‘Algemeen’, ‘Toegankelijkheid’. Schakel ‘Herstel door schudden’ uit.

Sneller tekst invoeren

Als je veel mails en boodschappen stuurt vanop je telefoon, dan kan je dat aanzienlijk versnellen door gebruik te maken van afkortingen. Die kan je vooraf instellen, zodat ze vervangen worden door de volledige test. Tx wordt dan “Dank je!” of mvg past aan naar “Met vriendelijke groeten”.

Je kan de afkortingen instellen onder Algemeen > Toetsenbord > Tekstvervanging.

Nog sneller dan typen is uiteraard dicteren.  De spraakherkenning werkt sinds een iOS 10 echt wel goed. Er komen steeds meer apps die spraak ondersteunen.

Niet storen!

Een andere nieuwe functie is dat je kan instellen dat je telefoon automatisch de “niet storen”-modus uitschakelt als je een locatie verlaat. Dat is handig als je tijdens een vergadering bij klanten je telefoon tijdelijk uitschakelt. Zodra je de locatie verlaat, komen notificaties weer binnen en ben je weer direct bereikbaar.

Vernieuwe notities-app

De laatste jaren is de notities app sterk verbeterd voor zakelijk gebruik. Wist je dat je gemakkelijk documenten, kredietkaarten of business kaartjes kan scannen en opslaan bij je notities? Toegegeven, het is niet zo uitgebreid als OneNote, maar als tool onderweg is het superhandig. Bovendien kan je je notities synchroniseren met je Mac en in iCloud.

Schermopnames

Een screenshot maken met iPhone is kinderspel, maar je kan ook schermopnames maken van je iPhone. Hiervoor ga je naar de Instellingen > Bedieningspaneel > Pas regelaars aan. Voeg daarna de schermopname regelaar toe.

Daarna kan je rechtsbovenaan naar beneden swipen en op het schermopname icoon klikken. Voor meer instellingen kan je ook via 3Dtouch blijven drukken op het icoon tot er meer optie zichtbaar worden.

De filmpjes komen bij je foto’s terecht of je kan ze direct gebruiken in compatibele apps, zoals voor screencasts.

Bonustip

Misschien bel je af en toe je contacten via Siri. Wist je ook dat je Siri kan vragen om het telefoongesprek over luidspreker te voeren? Start je vraag zoals gewoonlijk, maar sluit af met “op luidspreker”.

De meeste recente Windows 10 update bezorgde Microsoft heel wat hoofdbrekens. Vlak na de lancering kwamen heel problemen aan het licht met compatibiliteit met met de update, drivers, iCloud, netwerk shares, antivirus software en nog meer. Nu blijken de meeste hiervan opgelost en wordt de update uitgerold naar een groot publiek.

We zetten de belangrijkste, zakelijke functies op een rijtje.

1. Vernieuwd klembord

Eén van de functies die je het meeste tijd gaat opbrengen zijn de vernieuwe mogelijkheden voor knippen en plakken. Het klembord biedt nu de mogelijkheid om alle gecopieerde items te bewaren. Via CTRL-V kan je nog steeds objecten plakken, maar via Windows+V kan je de hele lijst van maximaal 25 knipsel die je recent het gekopieerd.

Bovendien wordt je klembord bewaard in de cloud, zodat je ook op andere toestellen kan verder werken. Vooraf moet je het vernieuwde klembord inschakelen.

Daarnaast is de app Knippen en Aantekenen vernieuwd. Het maken van schermafdrukken wordt zo kinderspel. Die screenshots – van een heel scherm of een selectie – en webpagina’s kan je bewerken met eigen aantekeningen.

2. Inzicht in energieverbruik

Bij taakbeheer kan je nu gemakkelijk het acutele energieverbruik en de trend in het energieverbruik van iedere toepassing zien. Nog een tijdje werken, zonder stopcontact in de buurt? Kijk dan snel welke toepassingen meest energie slurpen en schakel ze uit.

3. Startmenu

Ook het startmenu heeft weer een upgrade gekregen. Deze keer wordt het gemakkelijker om toepassingen te starten (met opties) en te zien welke bestanden je laatst bewerkt hebt via deze toepassing.

4. Zoomoptie in kladblok

Het klad (of notepad) is sinds Windows 95 niet meer gewijzigd. In deze update zijn er 2 nieuwe functies bijgekomen. Met CTRL en + kan je de tekst vergrootten, met CTRL en – kan je de tekst weer verkleinen. Ben je één van de zeldzame gebruikers van Bing? Dan zal je blij zijn met de geïntegreerde zoekmogelijkheid in notepad. Niks wereldschokkends, maar de zoom-functie is wel handig.

5. Beter opslagbeheer

Het verschil tussen de opslag op je computer en in de cloud vervaagt nog verder, dankzij een verdere integratie van OneDrive in Windows. Hiervoor kan automatisch opslagcapaciteit op je computer worden vrijgemaakt als een bestand al beschikbaar is in de cloud. Windows kuist intelligent de bestanden op in functie van de ouderdom van een bestand en het gebruik. Automatisch worden ook tijdelijke bestanden, logfiles, oude virusdefinities en zo verder verwijderd.

6. Donker thema voor Windows verkenner

Een donker thema is rustiger voor de ogen. Vooral wie lang aan zijn scherm is gekluisterd heeft hier voordeel van. Een aantal onderdelen van Windows had al een donker thema gekregen en nu is ook de Windows Verkenner aan de beurt.

Om dit in te schakelen ga je naar Instellingen > Persoonlijke Instellingen > Kleuren. Kies daar voor Donker bij Standaard app-modus.

Steeds meer toepassingen komen met een donker thema.

7. Koppel je telefoon

Eén van de opvallendste, nieuwe functies is de app “Jouw telefoon” voor het beheren van je mobieltje. Hoewel de iPhone-versie momenteel beperkt is tot het doorsturen van webpagina’s van Edge op iPhone, kan je op Android al SMSsen versturen en foto’s van je telefoon bekijken.

De bedoeling is dat je in de (nabije) toekomst dezelfde functies op iPhone hebt. Bovendien merkt Microsoft aan een functie waarmee je het smartphone scherm kan bekijken op je computer.

Voor je upgrade

Ben je verlekkerd door de nieuwe functies? Voor je upgrade neem je best deze voorzorgen :

• Wacht geduldig af tot de upgrade wordt aangeboden. De upgrade worden aangeboden op computers met configuratie waarvan Microsoft zeker is dat er zich geen problemen voordoen.
• Neem een volledige back-up van je computer en zeker van je persoonlijke bestanden, zodat je nooit in de problemen komt.
• Zorg voor minimaal 5 GB vrije schijfruimte op je computer
• Verwijder vooraf beveiligingssoftware. Na de upgrade kan je deze opnieuw installeren.

Veel succes !

Eén contactenprogramma

Gebruik je verschillende programma’som contacten te bewaren, dan verlies je snel het overzicht. Kies daarom één programma om je contacten te bewaren. Ga bijvoorbeeld voor Google Contacten voor Android en Gmail, Contacten van Apple of de adressenlijst van Outlook. Die programma’s kan je linken aan je telefoon. Werk en privé gescheiden houden? Selecteer dan een app voor elk van beide.

Groot scherm

Zijn je smartphone en programma al gesynchroniseerd, dan kan je die programma’s ook raadplegen op je computer. Een groter scherm is een stuk handiger om dubbele contacten uit de lijst te filteren. Een toetsenbord is dan weer wat geschikter om veel informatie in te voeren. Kortom: leg je telefoon even aan de kant voor het manueel werk.

Dubbels, weg er mee!

Opsporen, aanpassen en wissen is een vervelend handwerkje. Maak daarom gebruik van de handigheidjes die contactenprogramma’s aanbieden. Gmail, Outlook en andere programma’s hebben de mogelijkheid om dubbels samen te voegen. Omdat je smartphone en programma aan elkaar gelinkt zijn, vloeit dat ook door naar je contactenlijst op je telefoon.

Laat een app het werk doen

Het eenvoudigste van al is natuurlijk een app te gebruiken die je contactenlijst opschoont voor jou. Cleaner werkt voor iPhone, Cleanup Duplicate Contacts voor Android en Apple. Die voegen contacten voor jou samen en maken het mogelijk om de lijst te kopiëren of exporteren.